Dans un contexte où le télétravail fait de plus en plus partie de la réalité des entreprises, plusieurs de mes clients me parlent du besoin de se rencontrer en personne de façon significative. Vous êtes peut-être, vous aussi, en train de vous demander: devrais-je planifier une rencontre de type "offsite"?
Excellente idée! Organiser ce genre de rencontre, c'est offrir à son équipe un espace alternatif, temporaire où on arrive à créer de la magie face à nos défis les plus complexes. Mais avant de partir trop vite réserver ce magnifique emplacement dans les Laurentides, sur la Cote d'Azur ou à Hogwart (ou Poudlard pour la version française), assurez-vous de mettre les chances de votre côté pour tirer le meilleur parti de cette activité.
Au fait, à quoi ça sert une retraite d'équipe? Les opinions diffèrent, il y a ceux qui croient que ça sert à faire du "team building", ceux qui pensent que ce n'est que pour de la planification stratégique et ceux qui trouvent que ça coûte cher pour rien. Voici donc quelques conseils basés sur mon expérience et celle des clients que j'ai accompagné dans la planification et la facilitation de ce genre d'activités.
Mettons d'abord une chose au clair : L'objectif principal d'une retraite d'entreprise, est toujours un objectif d'affaires.
Selon les circonstances, ça peut être:
prendre des décisions,
faire (ou revoir) un plan d'action,
partager des connaissances,
trouver une solution à un enjeu.
Oui, mais le "team building" et les brise-glace dans tout ça?
En fait, les jeux et les brise-glace, le lieu différent, l'horaire qui inclut des promenades dans le bois, les sessions de yoga et la présence d'un facilitateur, tout ça, ça sert à créer un espace propice à la magie.
Pour avoir de la valeur, chaque retraite doit être unique! Au lieu de faire la même retraite que l'an passé (oups, covid, je rectifie, il y a 2 ans), celle de votre amie Josée ou d'organiser une journée à la campagne en vous disant, "Ça va être le fun!", prenez le temps de bien réfléchir et planifier votre prochaine retraite, comme si c'était une aventure fantastique:
En identifiant d'abord, la nature de la quête,
puis les héros qui devront résoudre l'enjeu et finalement
ce qu'ils auront à apprendre pour compléter l'aventure.
Ce n'est qu'une fois que ces 3 éléments sont clairs, qu'on planifie la rencontre (ou qu'on réserve le lieu magique!).
1- Quelle est la quête ?
Définissez l'enjeu d'affaire que vous voulez régler : Est-ce un projet en particulier, un secteur ou un client qui vous donnent du fil à retordre, une étape particulière de la croissance de votre entreprise ou un besoin de partager des connaissances?
En fonction de cet objectif, on choisira un lieu et des activités qui aident à nous relier à celui-ci. On veut faire que l'équipe R&D comprenne la réalité client? On organise la retraite dans un lieu qui a une signification pour nos clients ou on planifie une activité qui fait vivre leurs défis. On veut maximiser les échanges d'idées, on choisit un lieu qui favorise la convivialité.
Attention aux embûches:
On a trop de problèmes pour n'en choisir qu'un ou 2: Il est possible qu'une retraite serve à résoudre plus d'un problème. Mon conseil est quand même d'éviter d'en faire trop. Plus il y aura de sujets pour une seule rencontre, plus faible sera la possibilité d'arriver à un résultat concret. Au besoin, vous reviendrez.
Le problème qu'on veut résoudre c'est le "le manque de collaboration dans l'équipe": Demandez-vous à quoi servirait la collaboration s'il y en avait plys. C'est probablement ça le problème que vous voulez résoudre
À quelle étape en est-on par rapport au problème ? Les activités à organiser seront très différentes qu'on soit au tout début et qu'on essaie encore définir l'enjeu, ou à la toute fin et qu'on veut comprendre ce qui a bien (et moins bien) fonctionné. En début de projet, on privilégie les activités qui permettent de décrire le contexte, de réfléchir aux scénarios et d'imaginer le futur, à la fin, on prévoit des activités pour célébrer les succès et reconnaitre les contributions.
2- Qui sont les héros de l'aventure
Compte tenu du problème et le stade auquel il se trouve, quels sont les gens que l'on devrait réunir? Selon vos besoins, ce sera peut-être l'entreprise au complet, l'équipe de direction, une équipe de projet ou une sous-équipe (par exemple l'équipe des ventes).
Portez attention au nombre de participants: trop peu de personnes et vous perdrez des points de vue pertinents, trop de participants et certains risqueront de ne pas se sentir engagés. Si vous êtes peu nombreux, songez à inviter des gens de l'externe afin d'apporter de nouvelles perspectives. Si vous êtes nombreux, songez à faire des sous-groupes et à inviter quelqu'un de l'extérieur pour aider à la facilitation des activités. Selon mon expérience, le nombre idéal de participants selon les situations :
Pour prendre des décisions ou définir un plan d'action : entre 4 et 7.
Pour résoudre des enjeux entre 6 et 12.
Pour partager des connaissances et célébrer: plus de 6, mais pas de maximum.
3- De quoi l'équipe a-t-elle besoin pour y arriver ?
Avant de mettre n'importe quelle activité de Team Building ou des jeux pour que les gens s'amusent, identifiez vos besoins précis parmi les 5C et choisissez vos activités et outils en connaissance.
Confiance : Pour avoir confiance les uns aux autres, les gens ont besoin d'apprendre à mieux se connaître, les activités invitant à plus de vulnérabilité sont souvent utiles.
Communication : Pour mettre en lumière les enjeux de communication ou permettre les conversations difficiles et les conflits constructifs, songez à de la formation sur la CNV ou à inviter un facilitateur.
Compassion : Pour mieux ressentir les défis de vos collègues, de vos clients, de vos fournisseurs, des activités qui permettent de se mettre à la place de l'autre.
Connection : Pour tisser des liens forts entre les membres de l'équipe, pensez à inclure des activités en petits groupes. Par exemple, des marches dans la nature en binôme ou des activités de de type co-développement.
Clarté : Pour s'assurer d'avoir de la clarté sur des enjeux complexes, pensez à ajouter des éléments visuels, des images ou encore des phrases ou éléments importants affichés sur les murs.
Planifier
Une fois que vos objectifs et les besoins de l'équipe sont mieux identifiés, vous pouvez commencer à penser au pratico-pratique:
Lieu : Quelle est la symbolique du lieu, a-t-il un lien avec notre quête? Est-ce qu'il encourage les conversations en groupe ou séparées? Est-ce que la configuration des espaces aide à créer des liens ou à oser prendre la parole?
Durée: Pour arriver à créer une ambiance différente du quotidien, il faut y mettre le temps. Essayez de viser au minimum une journée entière, si la connection et la confiance font partie de besoins de l'équipe, pensez à un séjour dans un endroit où vous pourrez séjourner au moins une nuit.
Agenda : Est-il assez souple pour laisser de la place pour que la magie s'opère, tout en restant assez structuré pour qu'on se sente encadré? Il devrait inclure des moments où on se met d'accord sur des règles temporaires de fonctionnement, où on rappelle les objectifs et où on s'entend sur les prochaines étapes.
Format des activités : Est-ce que le format des activités supporte les 5C? Si on veut de la confiance, est-ce qu'on laisse parler sans juger? Si on veut de la communication, est-ce qu'on écoute réellement tout le monde? Attention aussi à vous assurer d'encourager la participation tout en respectant les limites de chacun.
Rôles de chacun : Comment les rôles sont-ils répartis durant la rencontre? Est-ce que ces rôles renforcent ou diminuent le message qu'on veut passer? Par exemple, on veut que tous se sentent égaux, mais des employés plus juniors sont responsables de faire les repas.
Invités externes: N'hésitez pas à faire appel à des personnes de l'extérieur pour amener un regard externe ou pour vous aider à concevoir, planifier ou faciliter certaines des activités en lien avec les 5C ou encore pour apporter une expertise particulière sur certains des enjeux auxquels vous faites face. Un coach peut aider à faciliter les discussions difficiles, un expert peut apporter une perspective différente à vos enjeux, un client peut vous aider à mieux comprendre sa réalité.
Finalement, n'oubliez pas que la retraite se prépare en avance, dès la définition des objectifs et dans les communications aux participants et se termine quelques jours après, quand on aura partagé les décisions, affecté les tâches et évalué l'atteinte des objectifs.
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